از کارت‌های پانچ گرفته تا سیستمهای بیومتریک، ردیابی زمان در طول سال‌ها به عنوان بخشی از کسب‌وکارها فرآیندی حیاتی بوده است. زمانی که کارمندان به محل کار می‌رسند، باید زمان ورود و هنگام خروج را یادداشت کنند. به عنوان یک قاعده کلی، کارگران درست قبل از ترک دفتر با عجله، برگه های زمانی را پر می‌کنند.
گاهی اوقات، این فرآیند درست قبل از ارسال جدول زمانی به مدیریت منابع انسانی، در آخرین روز هفته یا ماه انجام می‌شود. بهره وری و روحیه کارکنان به طور منفی تحت تأثیر شیوه های زمان سنجی دستی قرار می‌گیرد. تلاش برای پر کردن واقعی ساعات ورود و خروج پس از پایان روز میتواند منجر به عدم دقت، دستکاری برگه زمانی و غیره شود.
سازمان‌ها بدون سیستم مدیریت حضور و غیاب کارکنان قابل اعتماد با مشکلات انطباق، خطاهای حقوق و دستمزد و سایر چالش ها مواجه هستند. با جایگزینی برگه های زمانی کاغذی با یک سیستم مدیریت حضور و غیاب مناسب، سازمان ها می‌توانند در زمان صرفه جویی کنند، بار اداری را کاهش دهند، دقت را افزایش دهند و مشکلات این فرآیند را از طریق حضور و غیاب و ساعت زنی روزانه برطرف کنند.
انواع دستگاه ساعت زنی و حضور و غیاب
1. سیستم دستی
قبل از عصر تکنولوژی، ثبت دستی دستی رایج ترین روش ردیابی حضور و غیاب بود. زمان کارمند بسته به نحوه ثبت آن در یک دفتر یا فایل اکسل ثبت می‌شد. برای وارد کردن دستی اطلاعات کارمندان، می‌توانید یک دفتر حضور و غیاب از یک فروشگاه لوازم التحریر خریداری کنید. از آنجایی که این روش با یک راه حل خودکار جایگزین شده است، منسوخ شده است. ما هر روز شاهد افزایش پیچیدگی ها و الزامات هستیم. زمان‌بندی ورودی و خروجی کارمندان را دیگر نمی‌توان به صورت دستی ثبت کرد.
2. جدول زمانی
برگه ها زمانی را که کارها توسط کارمندان شروع و به پایان می‌رسد، ثبت می‌کنند. در نتیجه، کارفرما تفکیک دقیقی از وظایفی که کارمند در تمام مدت تصدی خود انجام داده است دریافت خواهد کرد. اطلاعاتی مانند این برای تخمین زمان و مدیریت منابع استفاده می‌شود. استفاده از این جدول زمانی به صورت آنلاین معمول است. گاهی اوقات می‌توان به این جدول زمانی از طریق وب دسترسی داشت. در نتیجه، امکان ردیابی موثر ساعات کاری یک کارمند وجود دارد.
این امر در درازمدت هزینه های کارکنان را برای ردیابی زمان کار آنها کاهش می‌دهد. با در نظر گرفتن جدول زمانی کارمندی که کار/وظیفه مشابهی را انجام داده است، کارفرما میتواند زمان دقیق تکمیل یک کار معین را محاسبه کند. همچنین می‌توان مدت زمانی را که افراد صرف فعالیت های مختلف می‌کنند، بررسی و مقایسه کرد. بر این اساس، نقش یک کارمند را می‌توان با توجه به عملکرد او بازآرایی کرد.
3. سیستم های مکانیزه
این سیستم یک رکورد را به طور خودکار با تمام زمان بندی کارمندان بر اساس ورودی داده ها ایجاد می‌کند. کارمند باید هر بار که وارد دفتر می‌شود یا از آن خارج می‌شود انگشت خود را ثبت کند. بنابراین، کارمند نیازی به بررسی دقیق هر بار ورود یا خروج ندارد. با این حال، یک سیستم مؤثرتر برای ردیابی حضور و غیاب کارمندان، یک سیستم خودکار خواهد بود. این میتواند به معنای تعداد کمتری باشدکارها و قابلیت اطمینان بیشتر نسبت به روش های دیگر زیرا به کار دستی کمتری نیاز دارد.
4. کارت بدون تماس یا تگ RFID
با استفاده از این سیستم ها نیاز به کشیدن کارت کاملا برطرف می‌شود. این مسئولیت کارمند است که هنگام استفاده از این نوع سیستم های حضور و غیاب یا حتی چند سانت دورتر، کارت بدون تماس، یا تگ شبیه جاکلیدی خود را در مقابل خواننده (کارتخوان) قرار دهد. تعدادی از این سیستم ها همچنین می‌توانند برای نظارت بر حرکت کارکنان در سراسر یک مرکز استفاده شوند.
5. انواع دستگاه ساعت زنی بیومتریک
هدف این است که با استفاده از دستگاه بیومتریک، کارمند را برای کارفرما در یک سازمان تأیید و شناسایی کنیم. این الگو در کارت هوشمند یا پایگاه داده یک ماشین بیومتریک گرفته و ذخیره می‌شود تا بتوان از آن برای تأیید هویت کاربر (کارمند) استفاده کرد. در نتیجه، کاربران بدون استفاده از کارت‌های هوشمند، نام کاربری یا سایر روش‌های شناسایی، تنها با ویژگی‌های بیومتریک خود شناسایی می‌شوند.
دو کلاس مختلف در حضور بیومتریک وجود دارد:
- اولاً، بیومتریک فیزیولوژیکی که در آن اثر انگشت، دست، صورت، عنبیه و غیره ضبط و مقایسه می‌شود. اثر انگشت پرکاربردترین بیومتریک فیزیولوژیکی است.
- علاوه بر این، بیومتریک های رفتاری که در آن رفتار یک فرد تجزیه و تحلیل می‌شود، از جمله تشخیص صدا، امضاها، و ضربه های کلید و غیره.
6. نرم افزار حضور و غیاب آنلاین
نرم افزار مدیریت حضور و غیاب آنلاین، یک سیستم مبتنی بر ابر برای نگهداری زمان است که به کاربران اجازه می‌دهد از طریق وب یا برنامه موبایل وارد شوند. از طریق فناوری ابری، می‌توان به داده‌های حضور و غیاب و ورود به سیستم و خروج از سیستم تقریباً از هر مکانی با اتصال به اینترنت دسترسی داشت. آدرس IP استاتیک کاربر نیز میتواند در زمان ورود/خروج ثبت شود.
ورود و خروج نیز به راحتی با کلیک یک دکمه از رایانه های شخصی آنها انجام می‌شود – راحتی که بسیاری از کارمندان در عصر دیجیتال ما انتظار دارند. اگر بخش بزرگی از نیروی کارتان از راه دور، در سایت های مشتری یا در نقش های فروش خارجی کار می‌کنند، این سیستم ها می‌توانند مفید باشند.
سایت مجله حضور و غیاب یکی از مراجع اصلی سیستمهای ورود و خروج و کنترل تردد است که اطلاعات جامعی راجع به انواع دستگاه ساعت زنی و ثبت ورود و خروج در اختیار شما قرار می‌دهد. علاوه بر این مدلهای مختلف و به روز سیستمهای حضور و غیاب در این سایت قابل مشاهده است. به طور مثال در بخش بهترین دستگاه حضور و غیاب، تعدادی از برترین سیستمهای این حوزه معرفی شده است.
اهمیت سیستم مدیریت حضور و غیاب
سیستم های مدیریت حضور و غیاب باید بخشی از هر سازمان باشد. با استفاده از سیستم های مدیریت حضور و غیاب و ساعت زنی می‌توانید ساعات کاری کارکنان را به طور دقیق محاسبه کنید. اگر کارمندانتان ساعتی دستمزد دریافت کنند، به ویژه از این سود خواهید برد. پیگیری دستمزد کارکنان شما ضروری است. همچنین تعیین اینکه آیا کارمندانی حقوق اضافه کاری بدهکار هستند یا خیر حیاتی است.
تعداد کارمندان در مورد کارمندان حقوق بگیر نیز مهم است. هم در محل کار و هم به دور از کسب و کار، کارمندان شما می‌توانند زمان خود را ثبت و مستند کنند تا حتی زمانی که شما در آنجا نیستید، پیشرفت آنها را پیگیری کنید. به‌علاوه، می‌توانید با ردیابی زمان خود تعیین کنید که آیا کارمندانتان وقت شناس هستند، زیرا از کارکنان خود می‌خواهید که دقیقاً زمان ورود و خروج را از طریق دستگاه ساعت زنی و ورود و خروج ثبت کنند. با استفاده از این اطلاعات، می‌توانید متوجه شوید که کدامیک از کارکنان شما دیر به محل کار می‌آیند یا زودتر محل کار خود را ترک می‌کنند.
نظارت بر حضور و غیاب کارمندان نیز میتواند به شما در پیگیری چند روزی که هر کارمند مرخصی می‌گیرد کمک کند. سیستم حضور و غیاب همچنین به شما کمک می‌کند تا سیاست‌های مرخصی را مدیریت کنید، داشتن خط‌مشی روز مرخصی کارمند به کارمند برای مشاغلی که به کارمندان اجازه استفاده از روزهای بیماری را می‌دهند بسیار مهم است.
نیاز به سیستم مدیریت حضور و غیاب
برای حفظ نظم، سودآوری و قابلیت اطمینان شرکت خود، باید حضور و غیاب کارکنان خود را پیگیری کنید. مدیریت حضور و غیاب به شش دلیل اصلی مورد نیاز است:
1. برای به حداکثر رساندن بهره وری
کار انجام شده توسط نیروی انسانی یکی از مهمترین عوامل تولید است. یک سیستم مدیریت حضور و غیاب کارآمد، ساعات کار مولد کارکنان را افزایش می‌دهد.
2. افزایش اثربخشی عملیاتی
در اینجا فقط بهره وری فردی پرسنل نیست، بلکه بهره وری تیم و شرکت نیز در خطر است. هنگامی‌که اعضای تیم غایب هستند، مشکلات هماهنگی، تاخیرها و کارهای در حال انجام بالاتر (WIP) رخ می‌دهد. در نتیجه، وقتی این کار را با چند نفر تکرار می‌کنید، اثر غیبت به جای اینکه صرفاً جمع شود، چند برابر می‌شود.
3. نظم و انضباط در بین کارکنان
نقص در نظم و انضباط سازمانی منجر به غیرقابل پیش بینی بودن، تاخیر و تغییر کیفیت و ضرب الاجل می‌شود.کارمندان وظیفه شناس که متوجه نقض نظم و انضباط می‌شوند، احساس ناامیدی و نادیده گرفتن کرده و ممکن است از شرکت شما جدا شوند. با جدایی کارکنان کوشا و زحمت کش کسب و کار و برند شما ضربه بزرگی را متحمل می‌شود.
4. پیگیری اضافه کاری
کار چند شیفتی در بسیاری از سازمان ها از جمله بیمارستان ها، شرکتهای کوچک و کارخانه ها رایج است. با این حال، ممکن است مواقعی وجود داشته باشد که تقاضای تولید بالا باعث شود افراد ساعات بیشتری فراتر از ساعات کاری معمولی یا همچنین در تعطیلات آخر هفته یا تعطیلات کار کنند. شیوه های حسابداری و سیستم های ردیابی زمان به مقرون به صرفه بودن و رضایت کارکنان کمک می‌کند. در صورت عدم استفاده از سیستم های سالم برای مدیریت حضور و غیاب، اختلافات، افزایش هزینه های کارکنان و استرس اداری وجود خواهد داشت.
5.پرداخت دقیق تر
محاسبه دقیق حقوق کارکنان مستلزم ثبت دقیق حضور و غیاب است. سوابق حضور و غیاب اطلاعاتی را در مورد حقوق پرداخت شده برای هر روز کار ارائه می‌دهد. همچنین کمک هزینه نوبت، پاداش حضور و غیاب و اضافه کاری با استفاده از داده های حضور و غیاب محاسبه می‌شود. این اغلب مشکلات حضور و غیاب را در زمان پرداخت کاهش می‌دهد.
چگونه یک سیستم مدیریت حضور و غیاب مناسب انتخاب کنیم؟
استفاده از یک سیستم خودکار ردیابی زمان ورود و خروج، زمان‌بندی پرسنل را ساده‌تر می‌کند، به شما امکان می‌دهد با دقت بیشتری به کارکنان خود پرداخت کنید و میتواند به شما در کاهش هزینه‌های نیروی کار کمک کند. دستیابی به این مهم با استفاده از سیستم پیشرفته ردیابی حضور و غیاب امکان پذیر است. انتخاب یک سیستم مدیریت حضور و غیاب قابل اعتماد و کارآمد همیشه کار آسانی نیست. زمانی که گزینه های زیادی در بازار وجود دارد، تصمیم گیری میتواند بسیار دشوار باشد. نکات زیر به شما کمک می‌کند تا بر اساس نیازهای کسب و کار خود انتخاب مناسبی داشته باشید:
1. رابط کاربری ساده و آسان برای استفاده
انتخاب نرم افزار باید به اندازه کافی شهودی باشد و همچنین شما را از دردسرهای فرآیندهای دستی و انطباق رها کند. هنگام استفاده از راه حلی که دارای رابط کاربری آسان برای استفاده است، نرخ پذیرش بالاتر خواهد بود و بازگشت سرمایه سریعتر خواهد بود.
2. گزینه های مختلف ردیابی زمان
کارمندان شما باید بتوانند ساعات کاری خود را در دستگاه‌های مختلف از جمله رایانه، تلفن‌های هوشمند، کارت‌های پانچ، تبلت و غیره ردیابی کنند و یا اگر از دستگاه ساعت زنی و ثبت ورود و خروج استفاده می‌کنید، داشتن گزینه تشخیص چهره، اثر انگشت و کارت میتواند مفید واقع شود.
3. برنامه موبایل
امروزه کارمندان بیشتری در خارج از دفتر کار می‌کنند. حتی زمانی که کارمندان دور از میز خود هستند، می‌توانند از طریق برنامه‌های تلفن همراه برای استراحت استفاده کنند یا می‌توانند به همه دستگاه‌ها دسترسی داشته باشند. زمان مرخصی را می‌توان در حال حرکت توسط مدیران مشاهده و تأیید کرد.
4.گزینه های اضافه کاری مناسب
در سیستم باید گزینه ای برای محاسبه ساعات عادی و اضافه کاری بدون در نظر گرفتن نرخ دستمزد یا کلاس کار ارائه شود.
5. حسابرسی
برای اینکه بتوانید ببینید آیا تغییراتی در داده های اصلی ایجاد شده است یا خیر، که مطمئن می‌شود یک سیستم موثر و کارآمد باقی می‌ماند.
6. محاسبه زمان مرخصی
یک سیستم ردیابی زمان کارمند را انتخاب کنید که به شما امکان می‌دهد مرخصی استعلاجی، مرخصی والدین، مرخصی سالانه و موارد دیگر را ردیابی کنید. کارمندان باید بتوانند به راحتی از طریق اپلیکیشن درخواست مرخصی بدهند، به زمان استراحت خود دسترسی داشته باشند و موارد دیگر.
7. ارائه گزارش
منابع انسانی که به دنبال رسیدگی به تعداد زیادی پرسنل هستند می‌توانند از مزایای این سیستم به عنوان یک راه حل یک مرحله ای استفاده کنند. بنابراین، شما می‌خواهید راه حلی را انتخاب کنید که در واقع ردیابی کند چه کسی کار می‌کند، چه کسی دیر وارد شده و چه کسی به اضافه کاری نزدیک می‌شود. متخصصان منابع انسانی می‌توانند از آن برای ایجاد گزارش دقیق از عملکرد و زمان بندی هر کارمند استفاده کنند.
8. سهولت پیکربندی
این سیستم باید در هر زمان قابل پیمایش، انعطاف پذیر و به راحتی با نیازهای کسب و کار خاص شما سازگار باشد.
