از کارت های پانچ گرفته تا سیستم های بیومتریک، ردیابی زمان در طول سال ها به عنوان بخشی از کسب وکارها فرآیندی حیاتی بوده است. زمانی که کارمندان به محل کار می رسند، باید زمان ورود و هنگام خروج را یادداشت کنند. به عنوان یک قاعده کلی، کارگران درست قبل از ترک دفتر با عجله، برگه های زمانی را پر می کنند.

گاهی اوقات، این فرآیند درست قبل از ارسال جدول زمانی به  مدیریت منابع انسانی، در آخرین روز هفته یا ماه انجام می شود. بهره وری و روحیه کارکنان به طور منفی تحت تاثیر شیوه های زمان سنجی دستی قرار می گیرد. تلاش برای پر کردن واقعی ساعات ورود و خروج پس از پایان روز می تواند منجر به عدم دقت، دستکاری برگه زمانی و غیره شود.

سازمان ها بدون سیستم مدیریت حضور و غیاب کارکنان قابل اعتماد با مشکلات انطباق، خطاهای حقوق و دستمزد و سایر چالش ها مواجه هستند. با جایگزینی برگه های زمانی کاغذی با یک سیستم مدیریت حضور و غیاب مناسب، سازمان ها می توانند در زمان صرفه جویی کنند، بار اداری را کاهش دهند، دقت را افزایش دهند و مشکلات این فرآیند را از طریق حضور و غیاب و ساعت زنی روزانه برطرف کنند.

انواع دستگاه ساعت زنی و حضور و غیاب

1. سیستم دستی

قبل از عصر تکنولوژی، ثبت دستی دستی رایج ترین روش ردیابی حضور و غیاب بود. زمان کارمند بسته به نحوه ثبت آن در یک  دفتر یا فایل اکسل ثبت می شد. برای وارد کردن دستی اطلاعات کارمندان، می توانید یک دفتر حضور و غیاب از یک فروشگاه لوازم التحریر خریداری کنید. از آنجایی که این روش با یک راه حل خودکار جایگزین شده است، منسوخ شده است. ما هر روز شاهد افزایش پیچیدگی ها و الزامات هستیم. زمان بندی ورودی و خروجی کارمندان را دیگر نمی توان به صورت دستی ثبت کرد.

2. جدول زمانی

برگه ها زمانی را که کارها توسط کارمندان شروع و به پایان می رسد، ثبت می کنند. در نتیجه، کارفرما تفکیک دقیقی از وظایفی که کارمند در تمام مدت تصدی خود انجام داده است دریافت خواهد کرد. اطلاعاتی مانند این برای تخمین زمان و مدیریت منابع استفاده می شود. استفاده از این جدول زمانی به صورت آنلاین معمول است. گاهی اوقات می توان به این جدول زمانی از طریق وب دسترسی داشت. در نتیجه، امکان ردیابی موثر ساعات کاری یک کارمند وجود دارد.

این امر در درازمدت هزینه های کارکنان را برای ردیابی زمان کار آنها کاهش می دهد. با در نظر گرفتن جدول زمانی کارمندی که کار/وظیفه مشابهی را انجام داده است، کارفرما می تواند زمان دقیق تکمیل یک کار معین را محاسبه کند. همچنین می توان مدت زمانی را که افراد صرف فعالیت های مختلف می کنند، بررسی و مقایسه کرد. بر این اساس، نقش یک کارمند را می توان با توجه به عملکرد او بازآرایی کرد.

3. سیستم های مکانیزه

این سیستم یک رکورد را به طور خودکار با تمام زمان بندی کارمندان بر اساس ورودی داده ها ایجاد می کند. کارمند باید هر بار که وارد دفتر می شود یا از آن خارج می شود انگشت خود را ثبت کند. بنابراین، کارمند نیازی به بررسی دقیق هر بار ورود یا خروج ندارد. با این حال، یک سیستم موثرتر برای ردیابی حضور و غیاب کارمندان، یک سیستم خودکار خواهد بود. این می تواند به معنای تعداد کمتری باشدکارها و قابلیت اطمینان بیشتر نسبت به روش های دیگر زیرا به کار دستی کمتری نیاز دارد.

4. کارت بدون تماس یا تگ RFID

با استفاده از این سیستم ها نیاز به کشیدن کارت کاملا برطرف می شود. این مسئولیت کارمند است که هنگام استفاده از این نوع سیستم های حضور و غیاب یا حتی چند سانت دورتر، کارت بدون تماس، یا تگ شبیه جاکلیدی خود را در مقابل خواننده (کارتخوان) قرار دهد. تعدادی از این سیستم ها همچنین می توانند برای نظارت بر حرکت کارکنان در سراسر یک مرکز استفاده شوند.

5. انواع دستگاه ساعت زنی بیومتریک

هدف این است که با استفاده از دستگاه بیومتریک، کارمند را برای کارفرما در یک سازمان تایید و شناسایی کنیم. این الگو در کارت هوشمند یا پایگاه داده یک ماشین بیومتریک گرفته و ذخیره می شود تا بتوان از آن برای تایید هویت کاربر (کارمند) استفاده کرد. در نتیجه، کاربران بدون استفاده از کارت های هوشمند، نام کاربری یا سایر روش های شناسایی، تنها با ویژگی های بیومتریک خود شناسایی می شوند.

دو کلاس مختلف در حضور بیومتریک وجود دارد:

• اولاً، بیومتریک فیزیولوژیکی که در آن اثر انگشت، دست، صورت، عنبیه و غیره ضبط و مقایسه می شود. اثر انگشت پرکاربردترین بیومتریک فیزیولوژیکی است.
• علاوه بر این، بیومتریک های رفتاری که در آن رفتار یک فرد تجزیه و تحلیل می شود، از جمله تشخیص صدا، امضاها، و ضربه های کلید و غیره.

6. نرم افزار حضور و غیاب آنلاین

نرم افزار مدیریت حضور و غیاب آنلاین، یک سیستم مبتنی بر ابر برای نگهداری زمان است که به کاربران اجازه می دهد از طریق وب یا برنامه موبایل وارد شوند. از طریق فناوری ابری، می توان به داده های حضور و غیاب و ورود به سیستم و خروج از سیستم تقریباً از هر مکانی با اتصال به اینترنت دسترسی داشت. آدرس IP استاتیک کاربر نیز می تواند در زمان ورود/خروج ثبت شود.

ورود و خروج نیز به راحتی با کلیک یک دکمه از رایانه های شخصی آنها انجام می شود – راحتی که بسیاری از کارمندان در عصر دیجیتال ما انتظار دارند. اگر بخش بزرگی از نیروی کارتان از راه دور، در سایت های مشتری یا در نقش های فروش خارجی کار می کنند، این سیستم ها می توانند مفید باشند.

سایت مجله حضور و غیاب یکی از مراجع اصلی سیستمهای ورود و خروج و کنترل تردد است که اطلاعات جامعی راجع به انواع دستگاه ساعت زنی و ثبت ورود و خروج در اختیار شما قرار می دهد. علاوه بر این مدلهای مختلف و به روز سیستمهای حضور و غیاب در این سایت قابل مشاهده است. به طور مثال در بخش بهترین دستگاه حضور و غیاب، تعدادی از برترین سیستمهای این حوزه معرفی شده است.

اهمیت سیستم مدیریت حضور و غیاب

سیستم های مدیریت حضور و غیاب باید بخشی از هر سازمان باشد. با استفاده از سیستم های مدیریت حضور و غیاب و ساعت زنی می توانید ساعات کاری کارکنان را به طور دقیق محاسبه کنید. اگر کارمندانتان ساعتی دستمزد دریافت کنند، به ویژه از این سود خواهید برد. پیگیری دستمزد کارکنان شما ضروری است. همچنین تعیین اینکه آیا کارمندانی حقوق اضافه کاری بدهکار هستند یا خیر حیاتی است.

تعداد کارمندان در مورد کارمندان حقوق بگیر نیز مهم است. هم در محل کار و هم به دور از کسب و کار، کارمندان شما می توانند زمان خود را ثبت و مستند کنند تا حتی زمانی که شما در آنجا نیستید، پیشرفت آنها را پیگیری کنید. به علاوه، می توانید با ردیابی زمان خود تعیین کنید که آیا کارمندانتان وقت شناس هستند، زیرا از کارکنان خود می خواهید که دقیقاً زمان ورود و خروج را از طریق دستگاه ساعت زنی و ورود و خروج ثبت کنند. با استفاده از این اطلاعات، می توانید متوجه شوید که کدامیک از کارکنان شما دیر به محل کار می آیند یا زودتر محل کار خود را ترک می کنند.

نظارت بر حضور و غیاب کارمندان نیز می تواند به شما در پیگیری چند روزی که هر کارمند مرخصی می گیرد کمک کند. سیستم حضور و غیاب همچنین به شما کمک می کند تا سیاست های مرخصی را مدیریت کنید، داشتن خط مشی روز مرخصی کارمند به کارمند برای مشاغلی که به کارمندان اجازه استفاده از روزهای بیماری را می دهند بسیار مهم است.

نیاز به سیستم مدیریت حضور و غیاب

برای حفظ نظم، سودآوری و قابلیت اطمینان شرکت خود، باید حضور و غیاب کارکنان خود را پیگیری کنید. مدیریت حضور و غیاب به شش دلیل اصلی مورد نیاز است:

1. برای به حداکثر رساندن بهره وری

کار انجام شده توسط نیروی انسانی یکی از مهمترین عوامل تولید است. یک سیستم مدیریت حضور و غیاب کارآمد، ساعات کار مولد کارکنان را افزایش می دهد.

2. افزایش اثربخشی عملیاتی

در اینجا فقط بهره وری فردی پرسنل نیست، بلکه بهره وری تیم و شرکت نیز در خطر است. هنگامی که اعضای تیم غایب هستند، مشکلات هماهنگی، تاخیرها و کارهای در حال انجام بالاتر (WIP) رخ می دهد. در نتیجه، وقتی این کار را با چند نفر تکرار می کنید، اثر غیبت به جای اینکه صرفاً جمع شود، چند برابر می شود.

3. نظم و انضباط در بین کارکنان

نقص در نظم و انضباط سازمانی منجر به غیرقابل پیش بینی بودن، تاخیر و تغییر کیفیت و ضرب الاجل می شود.کارمندان وظیفه شناس که متوجه نقض نظم و انضباط می شوند، احساس ناامیدی و نادیده گرفتن کرده و ممکن است از شرکت شما جدا شوند. با جدایی کارکنان کوشا و زحمت کش کسب و کار و برند شما ضربه بزرگی را متحمل می شود.

4. پیگیری اضافه کاری

کار چند شیفتی در بسیاری از سازمان ها از جمله بیمارستان ها، شرکتهای کوچک و کارخانه ها رایج است. با این حال، ممکن است مواقعی وجود داشته باشد که تقاضای تولید بالا باعث شود افراد ساعات بیشتری فراتر از ساعات کاری معمولی یا همچنین در تعطیلات آخر هفته یا تعطیلات کار کنند. شیوه های حسابداری و سیستم های ردیابی زمان به مقرون به صرفه بودن و رضایت کارکنان کمک می کند. در صورت عدم استفاده از سیستم های سالم برای مدیریت حضور و غیاب، اختلافات، افزایش هزینه های کارکنان و استرس اداری وجود خواهد داشت.

5.پرداخت دقیق تر

محاسبه دقیق حقوق کارکنان مستلزم ثبت دقیق حضور و غیاب است. سوابق حضور و غیاب اطلاعاتی را در مورد حقوق پرداخت شده برای هر روز کار ارائه می دهد. همچنین کمک هزینه نوبت، پاداش حضور و غیاب و اضافه کاری با استفاده از داده های حضور و غیاب محاسبه می شود. این اغلب مشکلات حضور و غیاب را در زمان پرداخت کاهش می دهد.

چگونه یک سیستم مدیریت حضور و غیاب مناسب انتخاب کنیم؟

استفاده از یک سیستم خودکار ردیابی زمان ورود و خروج، زمان بندی پرسنل را ساده تر می کند، به شما امکان می دهد با دقت بیشتری به کارکنان خود پرداخت کنید و می تواند به شما در کاهش هزینه های نیروی کار کمک کند. دستیابی به این مهم با استفاده از سیستم پیشرفته ردیابی حضور و غیاب امکان پذیر است. انتخاب یک سیستم مدیریت حضور و غیاب قابل اعتماد و کارآمد همیشه کار آسانی نیست. زمانی که گزینه های زیادی در بازار وجود دارد، تصمیم گیری می تواند بسیار دشوار باشد. نکات زیر به شما کمک می کند تا بر اساس نیازهای کسب و کار خود انتخاب مناسبی داشته باشید:

1. رابط کاربری ساده و آسان برای استفاده

انتخاب نرم افزار باید به اندازه کافی شهودی باشد و همچنین شما را از دردسرهای فرآیندهای دستی و انطباق رها کند. هنگام استفاده از راه حلی که دارای رابط کاربری آسان برای استفاده است، نرخ پذیرش بالاتر خواهد بود و بازگشت سرمایه سریعتر خواهد بود.

2. گزینه های مختلف ردیابی زمان

کارمندان شما باید بتوانند ساعات کاری خود را در دستگاه های مختلف از جمله رایانه، تلفن های هوشمند، کارت های پانچ، تبلت و غیره ردیابی کنند و یا اگر از دستگاه ساعت زنی و ثبت ورود و خروج استفاده می کنید، داشتن گزینه تشخیص چهره، اثر انگشت و کارت میتواند مفید واقع شود.

3. برنامه موبایل

امروزه کارمندان بیشتری در خارج از دفتر کار می کنند. حتی زمانی که کارمندان دور از میز خود هستند، می توانند از طریق برنامه های تلفن همراه برای استراحت استفاده کنند یا می توانند به همه دستگاه ها دسترسی داشته باشند. زمان مرخصی را می توان در حال حرکت توسط مدیران مشاهده و تایید کرد.

4.گزینه های اضافه کاری مناسب

در سیستم باید گزینه ای برای محاسبه ساعات عادی و اضافه کاری بدون در نظر گرفتن نرخ دستمزد یا کلاس کار ارائه شود.

5. حسابرسی

برای اینکه بتوانید ببینید آیا تغییراتی در داده های اصلی ایجاد شده است یا خیر، که مطمئن می شود یک سیستم موثر و کارآمد باقی می ماند.

6. محاسبه زمان مرخصی

یک سیستم ردیابی زمان کارمند را انتخاب کنید که به شما امکان می دهد مرخصی استعلاجی، مرخصی والدین، مرخصی سالانه و موارد دیگر را ردیابی کنید. کارمندان باید بتوانند به راحتی از طریق اپلیکیشن درخواست مرخصی بدهند، به زمان استراحت خود دسترسی داشته باشند و موارد دیگر.

7. ارائه گزارش

منابع انسانی که به دنبال رسیدگی به تعداد زیادی پرسنل هستند می توانند از مزایای این سیستم به عنوان یک راه حل یک مرحله ای استفاده کنند. بنابراین، شما می خواهید راه حلی را انتخاب کنید که در واقع ردیابی کند چه کسی کار می کند، چه کسی دیر وارد شده و چه کسی به اضافه کاری نزدیک می شود. متخصصان منابع انسانی می توانند از آن برای ایجاد گزارش دقیق از عملکرد و زمان بندی هر کارمند استفاده کنند.

8. سهولت پیکربندی

این سیستم باید در هر زمان قابل پیمایش، انعطاف پذیر و به راحتی با نیازهای کسب و کار خاص شما سازگار باشد.