راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب و معرفی بهترین دستگاه کنترل تردد

آیا تا‌به‌حال به عنوان یک مدیری توانمند، به جایگاه استفاده از ابزارهای مدیریتی همچون دستگاه حضور و غیاب در مجموعه خود فکر کرده‌اید؟ آیا استفاده از تکنولوژی در بهبود عملکرد نیروی انسانی و سازمان شما موثر بوده‌است؟ در عصر حاضر و پیچیدگی‌های موجود استفاده از ابزارهایی همچون دستگاه کنترل تردد، CRM و… به منظور افزایش بهره‌وری و کارایی، افزایش حیــــطه کنترل و کـــاهش بار کاری مدیران نقش بسزایی دارد.

امروزه استفاده از دستگاه‌های ساعت زنی در هر مجموعه کاری (کوچک-بزرگ) به منظور ثبت و مدیریت تردد پرسنل امری بدیهی است. تنوع بالای دستگاه حضور و غیاب موجود در بازار (از لحاظ برند و تکنولوژی عملکرد) از مهمترین عوامل سردرگمی و تردید در انتخاب گزینه مناسب است. در ادامه قصد به بررسی مهمترین عوامل موثر در انتخاب بهترین دستگاه کنترل تردد از نگاه کارشناسان فروش نانوتایم خواهیم پرداخت.

قبل از خرید دستگاه حضور و غیاب به سوالات زیر پاسخ دهید:

1. پرسنل مجموعه کاری شما چند نفر هستند؟
2. آیا مجموعه شما کارگاهی بوده و امکان مخدوش شدن اثر انگشت پرسنل وجود دارد؟
3. آیا نیاز به محدود کردن دسترسی به قسمت‌های مشخصی از سازمان دارید؟
4. آیا در سازمان شما نیاز به استفاده از چندین روش احراز هویت به طور همزمان است؟
5. آیا امکان دسترسی به داده‎‌های تردد پرسنل به منظور شفاف‌سازی برای شما مهم است؟
6. آیا نیاز به کنترل و مدیریت تردد پرسنل خود از راه دور دارید؟
7. بودجه در نظر گرفته شما برای خرید دستگاه کنترل تردد چقدر است؟

پاسخ‌دهی دقیق به سوالات فوق، به طور چشمگیری در انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب موثر است.

پارامترهای موثر در خرید بهترین دستگاه حضور و غیاب

سرعت پردازش بالا

بهرمندی از پردازنده قوی و پردازش داده‎‌ها در کمترین زمان ممکن به منظور پاسخگویی سریع، از مهمترین عوامل تعیین کننده کیفیت دستگاه حضور و غیاب است. در سازمان‌های بزرگ با تعداد بالای پرسنل، پردازش سریع داده‌ها مانع از تشکیل صف‌های طولانی برای ثبت تردد می‌شود.

این مسئله بخصوص در شرکت‌هایی با تعداد پرسنل زیاد از اهمیت بسزایی برخوردار است. هرچند در چنین سازمان‌هایی بهتر است به طور همزمان از چندین دستگاه حضور و غیاب استفاده شود. دستگاه‌های حضور و غیاب اثر انگشتی نانوتایم با بهرمندی از سنسور نوری ضد خش با سرعت بالا، احراز هویت در کمتر از 1 ثانیه را میسر می‌سازد.

حافظه دستگاه حضور و غیاب

تناسب ظرفیت دستگاه حضور و غیاب با تعداد پرسنل از اهمیت بسزایی برخوردار است. به طور کلی هر دستگاه دارای دو نوع حافظه است.

1. حافظه ذخیره سازی رکورد‌های تردد
2. ذخیره سازی داده‌های بیومتریک و کارت تردد

عدم توجه به ظرفیت دستگاه در حین خرید ممکن است شما را با مشکلات متعددی از جمله نیاز به تخلیه زود هنگام دستگاه مواجه کند. تخلیه زود هنگام علاوه بر وقت‌گیر بودن می‌تواند منجر به از دست رفتن برخی از داده‌های تردد شود. در صورتی که قصد افزایش تعداد پرسنل خود را دارید، دستگاهی با حافظه متناسب انتخاب کنید تا مجبور به خرید مجدد نشوید.

روش‌های تخلیه دستگاه

روش های دستیابی به داده های تردد پرسنل در دستگاه حضور وغیاب جنبه امنیتی بالایی دارد. چرا که  استفاده از شیوه‌های نادرست برای انجام این فرآیند احتمال خطا را افزایش داده و ممکن است اطلاعات کارکنان سازمان در معرض سرقت افراد سودجو قرار گیرد. سه روش متداول تخلیه دستگاه کنترل تردد عبارتند از:

1. استفاده از کابل شبکه (Port Lan)
2. USB
3. WIFI

تکنولوژی مورد استفاده دستگاه برای احراز هویت

استفاده از کارت و روش‌های بیومتریک متداول‌ترین روش‌های مورد استفاده در دستگاه‌های حضور و غیاب است. هرچند که امروزه استفاده از دستگاه‌های بیومتریک از محبوبیت ویژه‌ای برخوردار است. علت این امر، امنیت و سرعت پردازش بالا در روش‌های بیومتریک است. هرچند امروزه اکثر دستگاه‌های حضور و غیاب از چندین روش احراز هویت به طور همزمان پشتیبانی کرده که قاعدتا موجب افزایش قیمت دستگاه می‌شود. از محبوب‌ترین دستگاه‌ها می تواند به موارد زیر اشاره کرد:

1. دستگاه‌های کارتی
2. دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره
3. دستگاه حضور غیاب اثر انگشتی
4. دستگاه حضور و غیاب کف دست
5. دستگاه حضور و غیاب تشخیص عنبیه

ثبت داده های تصویری با کیفیت

کیفیت داده‌های تصویری ثبت شده در پایگاه داده‌های بیومتریک به طور مستقیم با کیفیت اسکنر و دوربین دستگاه در ارتباط است. بخصوص در دستگاه‌های تشخیص چهره استفاده از دوربین‌های با دقت بالا از اهمیت بسزایی برخوردار است. ثبت داده‌های تصویری با کیفیت منجر به کاهش زمان مورد نیاز برای بررسی و مقایسه داده‌ها و صرفه جویی در وقت می‌شود.

طول عمر مفید دستگاه

خرید از برندهای معتبر برگ برنده شما در داشتن یک دستگاه با کیفیت با طول عمر مفید مناسب است. هرچند کیفیت قطعات مورد استفاده در دستگاه از مهمترین عوامل طول عمر دستگاه بوده، اما چگونگی استفاده و رعایت یکسری از عوامل نیز به طور مستقیم در طول عمر دستگاه تاثیر دارد. به عنوان مثال در صورت نصب دستگاه خود در فضای باز که در معرض گرد و خاک، تابش مستقیم نور خورشید و رطوبت است منجر به کاهش طول عمر دستگاه خواهد شد.

بنابراین خرید از برندهای معتبر همچون نانوتایم، به دلیل بهرمندی از مشاوره پیش از خرید و کارشناس نصب از فاکتورهای مهم در انتخاب بهترین دستگاه متناسب با مجموعه شما است. همکاران ما در نانوتایم همه روزه از ساعت 8 صبح الی 5 بعدازظهر آماده پاسخگویی به سوالات شما هستند.

گارانتی و خدمات پشتیبانی

از دیگر فاکتورهای مهم در انتخاب بهترین دستگاه حضور وغیاب، خدمات پشتیبانی است. آموزش صحیح و گام‌به‌گام نصب و راه اندازی اولیه و چگونگی استفاده از دستگاه از جمله مهمترین خدمات بعد از فروش بوده که در صورت خرید از برندهای نامعتبر از چنین مزایایی محروم خواهید شد. رضایت 100% مشتریان نانوتایم از خدمات پشتیبانی و گارانتی یک‌ساله محصولات برگ زرینی از دست‌آوردهای این شرکت است.

نرم افزار حضور و غیاب

نرم افزار حضور و غیاب متناسب با مجموعه نیز از دیگر فاکتوهای مهم در انتخاب بهترین گزینه است. یکی از مهمترین فاکتورهای خرید از برندهای معتبر، ارائه نرم افزار اختصاصی همراه دستگاه است و این در حالی است که در صورت خرید از برندهای متفرقه نیاز خرید نرم افزار و کانفیگ دستگاه هستید.

یکی از مزیت‌های خرید از برند نانوتایم، ارائه رایگان نسخه پایه نرم افزار حضور و غیاب به همراه دستگاه است که علاوه بر تعریف تا 50 پرسنل، امکان ثبت سه شیفت کاری را خواهید داشت. در صورت داشتن بیش از 50 پرسنل نیاز به خرید نسخه سازمانی نرم افزار بوده که قابلیت تعریف تعداد نامحدود پرسنل را فراهم می آورد.

یکی از ویژگی‌های منحصر بفرد نرم افزار کنترل تردد نانوتایم، امکان استفاده نسخه دسکتاپ و وب به طور همزمان است. در نسخه وب نرم افزار نانوتایم، امکان دسترسی به داده‌های تردد پرسنل در هر زمان و مکان وجود دارد. همچنین اپلیکیشن حضور و غیاب موبایلی نانوتایم، نه تنها دارای دسترسی مدیران بوده، بلکه امکان دسترسی پرسنل به منظور شفاف سازی وجود دارد.

قیمت دستگاه حضور و غیاب

بودجه سازمان برای خرید دستگاه حضور و غیاب نیز از دیگر پارامتر‌های موثر در انتخاب بهترین گزینه است. در بسیاری از موارد افراد به دنبال خرید ارزانترین دستگاه هستند و این درحالی است که هیچ ارزانی بدون دلیل نیست. استفاده از قطعات بی کیفیت، عدم ارائه خدمات پشتیبانی و نرم افزار حضور و غیاب بدیهی ترین کمبودهای این نوع دستگاه ها هستند.

از عوامل موثر در قیمت دستگاه کنترل ترددف می توان به تکنولوژی مورد استفاده جهت احراز هویت اشاره کرد. قاعدتا دستگاه‌های بیومتریک نسبت به دستگاه‌های کارتی از قیمت بالاتری برخوردار هستند. در دستگاه‌های بیومتریک، دستگاه های تشخیص عنبیه به دلیل تکنولوژی پیچیده دارای قیمت بالاتری نسبت به اثر انگشتی، چهره و کف دست هستند. هرچند اگر دستگاهی به طور همزمان از چندین روش احراز هویت پشتیبانی کند، نسبت به نمونه‌هایی که تنها از یک روش پشتیبانی می‌کنند از قیمت بالاتری برخوردار است.