نحوه نگهداری از لوازم اداری

مبلمان اداری جزو وسایل گران قیمتی است که برای شرکت تهیه می‌کنید. در نتیجه مراقبت از آنها باید جزو اولویت‌های اول شما باشد. آسیب‌دیدن این وسایل هزینه بالایی دارد پس بدیهی است که نباید در استفاده از آنها سهل‌انگاری به خرج داد. با اینکه بیشتر از مرغوب‌ترین مواد اولیه برای ساخت محصولات خود استفاده می‌کنند اما هم در ماندگاری و جلوگیری از استهلاک آن تأثیر بسزایی دارد. ضدعفونی‌کردن سطوح میز به‌ویژه در این دوره که بیماری‌های واگیردار شیوع پیدا کرده اهمیت بیشتری پیدا کرده است. ولی قبل از هر چیز باید شیوه صحیح ضدعفونی را هم یاد گرفت. در این مطلب قصد داریم 5 نکته ساده و البته اساسی را برای نگهداری از مبلمان اداری به شما بیاموزیم تا با کمک آن بتوانید از وسایل شرکت خود مراقبت لازم را به عمل‌آورید.

میزهای اداری مدل‌های مختلفی دارند و نوع کاربری آنها نیز متفاوت است. به عنوان مثال هم از نظر ابعاد و هم از نظر شیوه طراحی با تفاوت‌های اساسی دارد. این موضوع در مورد متریال به‌کاررفته در ساخت نیز صدق می‌کند. مبلمان اداری شما ممکن است از جنس MDF یا فلز باشد. در تولید صندلی اداری ، چرم نیز یک متریال اصلی به شمار می‌رود. پلاستیک، پارچه و شیشه نیز جزو موادی هستند که در تولید محصولات اداری کاربرد دارند. طبیعی است که با وجود تمام این تفاوت‌ها نیز با یکدیگر فرق داشته باشد. پس در وهله اول توجه داشته باشید که قصد تمیزکردن سطوح چوبی را دارید یا یک سطح فلزی، شیشه‌ای یا چرمی. مواد پاک‌کننده هرکدام از این متریال‌ها متفاوت است. از طرفی تهیه مواد شوینده مناسب هم از اهمیت بالایی برخوردار است.

مواد شیمیایی اگر در جای نادرست مورد استفاده قرار بگیرند قادر هستند که آسیب‌های جدی به محصول وارد کنند. برای باید به این مسئله توجه کنید که روکش مورد استفاده از چه نوعی است. برای پوشاندن سطح ورق‌های MDF از روکش‌های مختلفی استفاده می‌شود. جنس هرکدام از روکش‌ها با هم فرق دارد و در نتیجه میزان مقاومت آنها نیز متفاوت است. برای مثال روکش‌های چوبی نظیر بلوط، راش و… با اینکه زیبایی خاصی دارند اما در برابر عوامل فرسایشی ضعیف و شکننده هستند. روکش هایگلاس در برابر رطوبت مقاوم است و در عین حال سطح آن به‌سادگی لک می‌گیرد و در مقابل خط ‌وخش ضعف دارد. با این تفاسیر بدیهی است طرز نگهداری از مبلمان اداری نیز با یکدیگر تفاوت‌هایی داشته باشد.

مزایای آموزش صحیح را نمی‌توان انکار کرد. اگر می‌خواهید وسایل شرکت خودتان را صحیح‌وسالم نگه دارید را هم به کارمندان یاد بدهید. این‌طور بسیاری از مشکلات پیشاپیش حل خواهد شد. انجام این کار خیلی هم زمان‌بر نیست. بسیاری از شرکت‌های تولید کننده مبلمان اداری همراه محصولات، دفترچه‌های راهنما هم به مصرف‌کننده ارائه می‌دهند که در آنها طرز استفاده صحیح از کالا ذکر شده است. شما فقط کافی است این اطلاعات مفید را به دیگر کارمندان نیز منتقل کنید.

همیشه گفته‌اند پیشگیری بهتر از درمان است. راز این است که از همان ابتدا عواملی را که ممکن است موجب آسیب شوند از محصول دور نگه داریم. یکی از این عوامل غذاها و مواد خوراکی است که ممکن است صدمات جدی به محصول وارد کند. لکه‌های غذا به‌سختی از سطح میز پاک می‌شوند. (مگر بر روی سطوح شیشه‌ای که تا حدی تمیزکردن آن راحت‌تر است.) و حتی اگر پاک‌کردن آنها ساده هم باشد همیشه خطر اینکه حین تمیزکاری خط ‌وخش روی سطح ایجاد شود وجود دارد. به همین جهت بهتر است وعده‌های غذایی در محل مشخصی مثل سالن غذاخوری و یا آشپزخانه صرف شود نه در اتاق کار. اما اگر چاره دیگری ندارید یا با محدودیت فضا روبه‌رو هستید بهتر است از سفره‌های یکبار مصرف یا زیرلیوانی در ساعات صرف غذا استفاده کنید تا از آسیب‌دیدن مبلمان جلوگیری شود.

هرچقدر هم که در وسواس به خرج بدهید باز هم عواملی هستند که کنترل آنها از توان شما خارج است. نور خورشید یکی از این عوامل طبیعی است که در درازمدت می‌تواند تأثیر خودش را در فرسودگی میز و صندلی نشان بدهد. اگر میز شما در نقطه‌ای از اتاق قرار دارد که در معرض تابش مداوم نور خورشید است این امکان وجود دارد که با گذشت زمان رنگ میز تغییر کرده یا دچار تاب خوردگی و خمش شود. برای پیشگیری از این اتفاق بهتر است حداقل زمانی که در اتاق حضور ندارید پرده‌ها را بکشید تا نور خورشید وارد اتاق نشود.

یکی دیگر از عوامل تأثیرگذار سیستم‌های گرمایشی و بخاری است که سبب افزایش دما و حرارت می‌شوند. مبلمان اداری را هیچگاه نزدیک این وسایل قرار ندهید! جدای از بحث‌های مربوط به ایمنی و خطرات آتش‌سوزی، هر چه فاصلۀ میز و صندلی از بخاری را بیشتر کنید قاعدتاً حرارت کمتری به آنها می‌رسد و آسیب وارده کمتر خواهد شد.

گردوغبار عامل دیگری است که حتی با وجود بیشترین مراقبت‌ها نیز بر روی سطوح مختلف می‌نشیند. میزهای اداری به‌خصوص آنهایی که پایه فلزی دارند گردوغبار را به‌راحتی جذب می‌کنند. اگر برای تمیزکاری این وسایل حساسیت لازم را به خرج ندهید امکان زنگ‌زدگی و اکسید شدن فلز بالا می‌رود.

و در انتها می‌رسیم به چگونگی تمیزکردن و گردگیری وسایل اداری مختلف. در هر صورت زمانی می‌رسد که باید برای نظافت محل کار خودتان دست‌به‌کار شوید. اینجاست که باید نظافت و تمیزکردن میز و صندلی را به شکل صحیح انجام دهید. چند توصیه برای به‌دست‌آوردن نتیجۀ مطلوب برای شما داریم. اول اینکه برای تمیزکردن مبلمان محلول‌هایی با PH کم تهیه کنید تا آسیبی به مبلمان وارد نشود. دوم اینکه برای شروع قسمت‌هایی را انتخاب کنید که کمتر در معرض دید هستند و مواد شوینده را در این بخش‌ها تست کنید. صندلی‌ها و برخی مدل‌های میز مدیریت روکش‌هایی از جنس چرم دارند. برای این سطوح از پاک‌کننده‌های مخصوص چرم استفاده کنید.

در استفاده از جلادهنده‌ها، روغن و پولیش احتیاط به خرج بدهید. ممکن است استفادۀ نادرست از آنها باعث تغییر رنگ محصول شود. برای گردگیری و نظافت پارچه و دستمال نرم استفاده کنید تا خط و خشی روی سطوح ایجاد نشود.

امیدواریم این نکات کاربردی در مورد نگهداری از میز اداری برای شما مفید واقع شده باشند. نظرات خود را در بخش دیدگاه‌ها با ما در میان بگذارید!

نگهداری از لوازم اداری از اهمیت بالایی برخوردار است. با انجام صحیح و به‌موقع این کار، علاوه بر آنکه موجب افزایش طول عمر لوازم اداری خود می‌شوید؛ می‌توانید در شرایط بهتری نیز از آنها استفاده کنید. به‌طور کلی لوازم اداری را می‌توان در دو گروه مبلمان اداری و تجهیزات اداری قرار داد. بر همین اساس در این نوشته به بررسی نحوه نگهداری از لوازم اداری در این دو دسته‌بندی پرداخته‌ایم.

نگهداری از مبلمان اداری

در بخش اول این مقاله قصد داریم تا کمی به موضوع نگهداری از بپردازیم؛ و نکاتی را به شما ارائه دهیم تا میز و صندلی و سایر مبلمان اداری خود را در شرایطی تقریبا سالم نگه دارید. این کار کمک می‌کند تا مبلمان شما شرایط بهتری داشته و عمر طولانی‌تری داشته باشد.

در درجه اول به موارد عمومی می‌پردازیم. برخی از نکات نگهداری منظم از مبلمان اداری را باید به‌صورت منظم و هفتگی پیگیری کنید. به‌طور خلاصه شما باید یک بار در هفته حدود ۱۵ تا ۲۰ دقیقه را برای تمیز کردن هریک از اجزای مبلمان اداری اختصاص دهید. این وظیفه را می‌توان به کاربر هر میز و سپرد. با این وجود در یک شرکت حرفه‌ای، بهتر است فردی متخصص و باحوصله را برای این موضوع در نظر بگیرید.

در این فرآیند اگر مبلمان شما دارای روکش چرم است؛ باید به آرامی آن را تمیز کرده و گردگیری کنید. سطوح چرم معمولا با یک پارچه نرم تمیز می‌شوند؛ و بهتر است از پارچه‌های زبر و مواد شوینده قوی استفاده نکنید. یکی دیگر از عناصر پر استفاده در مبلمان اداری وینیل است. برای از بین بردن کثیفی و لکه از روی سطوح وینیل، باید از محلول صابون ملایم و کمی آب گرم استفاده کنید. در نهایت نیز با خشک کردن سطح مبلمان با یک پارچه نرم، تمیز و بدون پرز کار را تمام کنید.

برای مبلمان چوبی یا دارای روکش چوبی نیز باید برنامه خاصی داشته باشید. به‌طور خلاصه هنگام تمیز کردن روکش چوبی یا مبلمان چوبی، مطمئن شوید که از پارچه یا اسفنج مرطوب، و نه خیس، استفاده می‌کنید. در نهایت نیز مبلمان را با یک پارچه نخی تمیز خشک کنید. همچنین مهم است به یاد داشته باشید که در جهت دانه‌های چوب پاک کنید؛ در غیر این صورت ممکن است به آن آسیب زده و از عمر آن بکاهید.

بخش‌های زیرساختی مبلمان را نیز فراموش نکنید. به عنوان مثال هر چقدر هم که سخت به نظر می‌رسد؛ باید چرخ‌های صندلی و پایه‌های میز و مبلمان را تمیز کنید. این فضاها به‌دلیل ارتباط با زمین در مدت زمان طولانی، جایی برای تجمع مو، کثیفی و سایر چیزهای منزجر کننده است. با این وجود برای از بین بردن این همه آلودگی، یک محلول تمیزکننده ساده و یک فرچه خوب یا حتی یک مسواک کافی است. برای این کار محل آلودگی را به آرامی بشویید تا مواد آلوده جدا شوند. پس از اتمام، با دستمال نخی تمیز محل را پاک کنید.

توصیه اکید دیگر این است که هر شش ماه یک بار، اتصالات مبلمان خود را بررسی کرده و در صورت نیاز پیچ و مهره‌ها را سفت کنید. این کار علاوه بر افزایش طول عمر مبلمان اداری شما، به سلامت خودتان نیز کمک می‌کند. در نهایت فراموش نکنید که اگرچه ممکن است تمیز کردن و نگهداری از مبلمان اداری کاری جزئی به نظر برسد؛ اما زیبایی، تمیزی و سلامت آنها به‌نوعی معرف شما به مخاطبان‌تان خواهد بود.

در واقع اگر در یک محیط اداری هستید که در آن انواع ملاقات‌ها با افرادی از بیرون و داخل سازمان تشکیل می‌شود؛ آنها اغلب به تمیزی و زیبایی ایستگاه کاری شما دقت می‌کنند؛ و این موضوع روی برداشت آنها نسبت به شخصیت شما موثر است. بنابراین طوری از مبلمان اداری خود مراقبت کنید؛ که انگار از اعتبار برند خود مراقبت می‌کنید.

نگهداری از تجهیزات اداری

راه‌اندازی یک دفتر کار با تمام تجهیزات لازم ارزان نیست. بنابراین طبیعتا می‌خواهید مطمئن شوید که نه‌تنها تجهیزاتی باکیفیت خریداری می‌کنید؛ بلکه به‌خوبی از آنها مراقبت کرده تا طول عمر بیشتر و کارایی مفیدتری داشته باشند. پرینترها، اسکنرها، دستگاه‌های کپی و ماشین‌های چندکاره از جمله تجهیزات اداری متداول و کاربردی هستند. ده‌ها نفر هر روزه این دستگاه‌ها را به کار می‌گیرند.

در نتیجه نگهداری آنها در شرایط خوب و جلوگیری از خرابی‌های ناگهانی ممکن است دشوار باشد. اما اگر یاد بگیرید که چگونه به درستی از تجهیزات اداری خود مراقبت کنید؛ می‌توانید از رخ دادن مشکلات تا حدود زیادی جلوگیری کرده و از اخلال در روند کار دفتر خود نیز جلوگیری نمایید.

البته سرویس‌های تعمیر و نگهداری منظم برای حفظ کارایی بهینه تجهیزات یا ماشین‌های اداری شما مهم است؛ اما راه‌های ساده زیادی نیز برای جلوگیری از خرابی این تجهیزات وجود دارد. صرف نظر از ارزش تجهیزات شما برای دفتر و کارمندان، در این زمینه همیشه موارد زیر را به یاد داشته باشید:

تجهیزات خود را تمیز نگه دارید. ماشین آلات باید همیشه تمیز و عاری از گرد و غبار نگهداری شوند. همیشه دستگاه‌های خود را به روش صحیح تمیز کنید. در این زمینه به دستورالعمل‌های مراقبتی که توسط سازنده به شما ارائه شده توجه کافی داشته باشید. همچنین مطمئن شوید که از مواد پاک‌کننده مناسب استفاده می‌کنید؛ تا از آسیب دیدن قطعات حساس مانند صفحه نمایش، دکمه‌ها و قطعات الکتریکی جلوگیری کنید.

در صورت تردید در مورد انتخاب مواد پاک‌کننده مناسب، با یک متخصص تماس بگیرید. به محل قرار دادن تجهیزات دقت کنید. دستگاه‌های خود را در محلی نگهداری کنید که کمتر تحت‌تاثیر عوامل مختلف مانند نور خورشید و دما قرار گیرند. به عنوان مثال، پرینترها، اسکنرها و دستگاه‌های کپی نباید در زیر نور مستقیم خورشید قرار بگیرند. همچنین بهتر است با جدا نگه داشتن ماشین‌ها از اتاق‌های استراحت و سایر قسمت‌هایی که ممکن است غذا و نوشیدنی به دستگاه راه پیدا کند؛ احتمال ریختن مایعات روی آنها را کاهش دهید. از سویی آنها را در نزدیکی انواع اکسسوری اداری مانند مجسمه‌ها یا اشیای تزئینی قرار ندهید.

به‌طور مرتب نقص‌های کوچک را بررسی و تعمیر کنید. همیشه مشکلات جزئی یا نقص‌های دستگاه‌های خود را بررسی کنید. این موارد معمولا شامل پیچ‌های شل، مهر و موم‌های شکسته، روکش‌های نامناسب و… می‌شوند. هر چقدر هم که این تعمیرات کوچک به نظر برسند؛ باز هم می‌توانند از آسیب‌های بزرگ‌تر بعدی جلوگیری کنند.

همچنین به عنوان یک نکته خاص، یک دستگاه را قبل و بعد از خرید به‌طور کامل بررسی کنید؛ تا مطمئن شوید که عاری از نقص است. این کار نه‌تنها به شما اطمینان می‌دهد که یک دستگاه کاملا کاربردی دارید؛ بلکه شما را از مواجهه با مشکلات بزرگ‌تر در آینده نجات می‌دهد.

دفترچه راهنمای استفاده را دنبال کنید. پیروی از دستورالعمل‌های سازنده نه‌تنها به کاربران کمک می‌کند تا از ماشین‌آلات یا تجهیزات به درستی استفاده کنند؛ بلکه کاربران را از خطرات احتمالی محافظت می‌کند. اغلب این راهنماها دستورالعمل‌های نگهداری مختصری را برای هر قطعه از تجهیزات ارائه می‌دهند.

برای دیدن طرح و ایده های بیشتر در pinterest.comبا ما باشید.

بازرسی و نگهداری دوره‌ای نیاز را انجام دهید. اگر می‌خواهید از هزینه‌های اضافی یا غیرضروری جلوگیری کنید؛ بهتر است بدانید که برخی از تجهیزات هر چند وقت یکبار به سرویس حرفه‌ای نیاز دارند. بنابراین بهتر است به صورت دوره‌ای از یک متخصص بخواهید تا شرایط آنها بررسی کنند. برای تماس youtube.com را دنبال کنید.